8 เคล็ดลับในการจัดระเบียบเอกสารของคุณ

การสร้างระบบการจัดองค์กร เอกสารทั้งหมดในชีวิตของคุณต้องใช้ความคิดและการวางแผน และการใช้ประโยชน์จากมันต้องใช้เวลาและความพยายาม ในระยะสั้น ปล่อยให้กระดาษกองพะเนินเทินทึกง่ายกว่ามาก แต่ในระยะยาว การทำเช่นนั้นอาจทำให้ปวดหัวได้

[เครดิต: ©iStockphoto.com/Delpixart]เครดิต: ©iStockphoto.com/Delpixart

การสละเวลาและความพยายามในการพัฒนาวิธีการจัดเอกสารอย่างเป็นระบบอาจส่งผลให้มีความเครียดและความยุ่งยากน้อยลงในชีวิตของคุณ ลองทำสิ่งต่อไปนี้เมื่อคุณสร้างระบบการจัดเก็บ:



  • เริ่มง่ายๆ: มากับระบบการจัดเก็บที่ค่อนข้างใช้งานง่าย คุณไม่ต้องการให้ระบบการจัดเก็บของคุณมีความเครียดมากกว่าความเครียดที่ควรจะบรรเทาลง



  • มีสีสัน: ไฟล์ที่มีสีต่างกัน หรือแท็บและป้ายกำกับที่มีสีต่างกัน ไม่เพียงแต่เปลี่ยนระบบการจัดเก็บของคุณให้เป็นผลงานศิลปะ แต่ยังช่วยให้ค้นหาหัวข้อและความสนใจต่างๆ ได้ง่ายขึ้น

  • อย่าดูถูกเมื่อคุณซื้อตู้เก็บเอกสาร: ลงทุนในตู้คุณภาพดี ตู้เก็บเอกสารที่ทำไม่ดีมีแนวโน้มที่จะพังทลายลงในกระทืบ เมื่อไฟล์ของคุณมีขนาดใหญ่ขึ้นและหนักขึ้น น้ำหนักของไฟล์อาจทำให้ตู้เก็บเอกสารราคาถูกตึงและทำให้ลิ้นชักเปิดได้อย่างราบรื่น หรือเปิดไม่ได้เลยสำหรับเรื่องนั้น และพยายามหาตู้ที่จะไม่ทำให้ห้องของคุณดูเหมือนสำนักงานผู้ปรับการเคลม ตู้สำนักงานแบบดั้งเดิมจำนวนมากมีขนาดใหญ่และตรงไปตรงมาไม่สวย



  • เก็บเอกสารสำคัญที่คุณรู้ว่าปลอดภัย: เก็บเอกสารของคุณไว้ในที่ปลอดภัย แต่ให้แน่ใจว่าคุณสามารถหยิบเอกสารได้อย่างง่ายดายเมื่อคุณต้องการ ติดตามสิ่งต่อไปนี้

    แมกนีเซียมซิเตรตดีสำหรับอะไร

    หมวดหมู่เหล่านี้บางประเภทรับประกันไฟล์แยกของตนเอง บางอย่างสามารถรวมกันได้เช่นเดียวกับตัวเลขที่สำคัญของคุณ สำหรับเอกสารที่สำคัญกว่านั้น คุณอาจต้องการเก็บต้นฉบับไว้ในที่ปลอดภัยหรือในตู้เซฟ และเก็บสำเนาที่มีอยู่ในไฟล์ของคุณ

  • หลีกเลี่ยงมอราเวียตอนล่าง: ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้คนมักสร้างเมื่อสร้างระบบการจัดเก็บคือการจัดหมวดหมู่ที่เฉพาะเจาะจงเกินไป ตัวอย่างเช่น ไฟล์ชื่อบทความการเดินทางเกี่ยวกับ Lower Moravia จะไม่พอดีกับระบบของคุณ เว้นแต่คุณจะวางแผนจะไปที่นั่นอย่างแน่นอน หรือคุณกำลังเขียนวิทยานิพนธ์ระดับปริญญาโทในหัวข้อนี้ หากคุณดำเนินการต่อในสายนี้ คุณจะเต็มไปด้วยโฟลเดอร์ไฟล์ในเวลาไม่นาน และคุณจะมีเวลาเหลือเฟือในการค้นหาสิ่งใด ถ้าคุณต้องการ เริ่มต้นด้วยหมวดหมู่ที่กว้างขึ้นและน้อยลง

  • อย่าใส่กระดาษทั้งหมดไว้ในตะกร้าใบเดียว: แนวทางที่อธิบายโดยผู้เชี่ยวชาญด้านองค์กร Stephanie Culp แนะนำว่าคุณมีตะกร้ากระดาษสี่ใบ (นอกเหนือจากตะกร้ากระดาษเสียที่สำคัญอย่างยิ่ง):

    • ตะกร้าสิ่งที่ต้องทำ: ชนิดซีทรูลวดทำงานได้ดีที่สุด

    • ตะกร้าการชำระเงิน: อีกครั้งลวดทำงานได้ดีที่สุดที่นี่

    • ตะกร้า A To File: ใช้ตะกร้าหวายที่ใหญ่ขึ้น

    • ตระกร้าอ่าน: ลองใช้ตะกร้าหวายที่มีหูจับที่ใหญ่กว่าเดิม

    Culp แนะนำให้วางตะกร้า To Do ไว้บนตะกร้า To Pay บนโต๊ะของคุณ เก็บตะกร้า To File ไว้ใต้โต๊ะทำงานของคุณ หลีกหนีจากความต้องการใช้กระดาษในทันที คุณสามารถเก็บตะกร้า To Read ไว้ในส่วนต่างๆ ของบ้านได้ เช่น ห้องนอนหรือห้องอ่านหนังสือ เพื่อให้คุณสามารถอ่านหนังสือได้ทันเมื่อมีโอกาส

    2632 เม็ดทำให้คุณสูง
  • ทำให้การยื่นเป็นนิสัย: หาเวลาระหว่างสัปดาห์เพื่อล้างตะกร้า To File ของคุณและเก็บเอกสารที่จำเป็นออกไป งานนี้ไม่ควรใช้เวลานานนัก - ควรทำ 15 หรือ 20 นาที

  • ปรับแต่งในภายหลัง: ในภายหลัง ให้ดูว่ามีอะไรอยู่ในไฟล์ของคุณบ้าง โดยปกติ คุณพบว่าไฟล์มีการใช้งานน้อยเกินไปหรือโปน หากคุณพบว่ามีเพียงหนึ่งหรือสองอย่างในโฟลเดอร์ไฟล์ ให้ค้นหาหรือสร้างไฟล์ที่มีขอบเขตกว้างกว่า หรือหากคุณพบว่าโฟลเดอร์เต็มไปด้วยการมีส่วนร่วม ให้สร้างหมวดหมู่ย่อยตามหัวข้อหรือตามวันที่

บทความที่น่าสนใจ